بخشی از سیستم گسترده کارگو به رزرواسیون بار اختصاص دارد. رزرو بار برای مقصد مورد نظر طبق برنامه پروازی ایرلاین مربوطه و موجودیت پرواز آن به فرودگاه مقصد صورت می گیرد؛ بدین معنا که باید در سیستم یا بصورت تلفنی با مسئول ایرلاین مورد نظر چک شود. چنانچه ایرلاین مورد نظر به فرودگاه مقصد امکان ارسال بار داشته باشد.
جهت رزرواسیون بار یا گرفتن رزرو روی آن مسیر باید مشخصات بار شامل وزن, ابعاد, تعداد بسته بندی و ماهیت بار ارائه گردد.اگر چک کردن ظرفیت بصورت سیستمی باشد, این مشخصات در سیستم وارد شده و با توجه به ظرفیت موجود, کانفرم یا همان تایید داده می شود. زمانی که رزرواسیون بارتایید می گردد بدین معناست که برای تاریخ مورد نظر بار باید آماده و به گمرک خروجی بار تحویل گردد. چنانچه مسیر ایرلاین مربوطه برای ارسال بار شلوغ باشد, مثلا زمان ترافیک باری در رویداد خاصی مثل کریستمس یا شب یلدا و … باشد, رزرو بار یا تایید نمی شود یا اگر تایید شود, ممکن است رسیدن بار به گمرک مقصد بیشتر از زمان معمول طول بکشد و این مورد باید به مشتری منتقل شود که جهت تحویل گرفتن بار در مقصد مطابق زمان مناسب اقدام نماید. در برخی موارد رزرواسیون بار از طریق ایمیل یا بصورت تلفنی انجام می گیرد. چنانچه باری رزرو و رزرواسیون بار کانفرم یا تایید گردد, بار باید یک یا دو روز قبل از تاریخ موعد, به گمرک تحویل گردد تا مراحل ترخیص و تشریفات گمرکی زودتر از پرواز انجام گیرد.
درصورتی که مشتری یا کارگزار به هر دلیلی مایل به لغو رزرو بار باشد, باید چند روز زودتر اقدام به کنسل کردن رزرواسیون بار نماید تا ایرلاین مربوطه به اشتباه نیفتد و جای آن بار را به بار دیگری اختصاص دهد.
